業務方針等

当社は、当社の従業員・顧客・取引関係者等の個人情報及び特定個人情報（以下「個人情報等」といいます。）に対する取組み方針として、以下のとおり個人情報保護宣言を策定し、公表いたします。

1. 事業者の名称、住所及び代表者の氏名

ウエリントン・マネージメント・ジャパン・ピーティーイー・リミテッド東京支店
東京都千代田区丸の内一丁目1番1号 パレスビル7階
日本における代表者　久宗 利規
 

2. 関係法令等の遵守

当社は、個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」という。）及び関係諸法令、個人情報保護委員会及び主務官庁のガイドライン並びに認定個人情報保護団体の指針を遵守いたします。
 

3. 利用目的

当社は、別途同意を得た場合及び法令等により例外として取り扱われる場合を除き、以下の利用目的の達成に必要な範囲内で個人情報を取り扱います。なお、当社で取り扱う要配慮個人情報は、当社の従業員の人種、保健医療（病歴を含む。）のみで、（4）以外の目的で利用・第三者提供いたしません。また、当社で取り扱う特定個人情報は当社の従業員及びその家族の個人番号のみで、法令で定められた範囲内でのみ取り扱います。

個人情報の利用目的
（1）投資運用業、投資助言・代理業、第二種金融商品取引業または金融商品取引法上の付随・届出・兼業業務に関するサービス提供及び事務を行うため
（2）顧客に対し、運用結果及び契約資産残高等の報告を行うため
（3）その他、運用成績や預かり資産についての報告を行うなど、必要な連絡をとるなど顧客等への対応を適切かつ円滑に履行するため
（4）雇用の判断を含む人事管理等のため
（5）取引先情報の管理及び業務上必要な連絡等のため

特定個人情報の利用目的
（1）報酬、料金等の支払調書作成事務を適切に遂行するため
（2）給与（退職金を含む。）に係る源泉徴収票の作成、給与支払報告書の作成、扶養控除等申告書の提出その他源泉徴収に関する事務のため
（3）健康保険、厚生年金保険、雇用保険その他の社会保険、労働保険又は企業年金に関する届出及び申請の事務のため
（4）国民年金の第3号被保険者に関する届出事務のため

当社における個人情報等の利用目的は、当社のインターネットのホームページや受付での掲示によりお知らせいたします。
 

4. 個人データの共同利用について

当社は、利用目的の範囲内において、個人データを以下のとおり、日本国外に所在するウエリントン・マネージメント・カンパニー・エルエルピー（米国法人）を始めとするグループ会社（以下、「ウエリントン・マネージメント」と総称します。）と共同利用することがあります。

（1）個人データを共同利用する目的
総合的サービスの提供、雇用の判断を含む人事管理等
（2）共同利用する個人データの項目
氏名、所属団体（会社）名、勤務先の所在地、電話番号、ファクシミリ番号、電子メールアドレス、日本工業規格Z8303に規定する履歴書の様式の参考例に記載される項目
（3）共同利用者の範囲
ウエリントン・マネージメント・カンパニー・エルエルピー（米国法人）を始めとするグループ会社（以下のウェブサイトに表記される事業体をいいます。）https://www.wellington.com/en/legal/privacy-notice
（4）共同利用に係る個人データの管理について責任を有する者の名称等
上記1と同様
 

5. 個人データの第三者提供について

当社は、以下に掲げる場合を除き、第三者に個人データを提供することはいたしません。個人番号を含む特定個人情報については、法令で許可された場合を除き、第三者に提供することはありません。

（1）本人の同意を得ている場合
（2）法令に基づく場合
（3）人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
（4）公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
（5）国の機関もしくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令に定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意により当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
（6）当該第三者が学術研究機関等である場合であって、当該第三者が当該個人データを学術研究目的で取り扱う必要があるとき（当該個人データを取り扱う目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く）
（7）当社が3に定める利用目的の達成に必要な範囲内において個人データの取扱いの全部又は一部を委託する場合又は当社が個人データを取り扱うにあたって第三者の提供するサービス（第三者が当社の個人データを取り扱わないことになっているクラウドサービスは除く）を利用する場合
（8）4に基づいて個人データを共同利用する場合
 

6. 外国にある第三者への提供

当社は、4のとおり、外国にあるグループ会社と個人データを共同利用する場合があります。当該外国における個人情報の保護に係る法制においては、個人データにつき、日本における個人情報保護法に基づく規制と同一の保護がなされるとは限りませんが、ウエリントン・マネージメントにおいては、個人情報保護法の規制の趣旨に沿った取り扱いが行われるよう適切な措置を講じて継続的に実施いたします。

当社は、ご本人からのご要望に応じて、当該措置に関する情報を提供いたします。ご要望の際には、10に記載の連絡先までご連絡ください。
 

7. 安全管理措置

当社は、個人情報等を正確かつ最新の内容に保つとともに、必要がなくなったときは、遅滞なく消去するよう努めます。また、個人情報等の漏えい等を防止するため、必要かつ適切な安全管理措置を以下のとおり実施するとともに、従業員及び委託先等の適切な監督を行ってまいります。安全管理措置の対象には、当社が取得し、又は取得しようとしている個人情報であって、当社が個人データとして取り扱うことを予定しているものが含まれます。

個人情報保護宣言の策定：
個人データの適正な取扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「質問及び苦情処理の窓口」等について本方針（個人情報保護宣言）を策定しています。

個人データの取扱いに係る規律の整備：
取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について個人データの取扱手順を策定しています。

組織的安全管理措置：
当社は、個人情報及び特定個人情報の適正な取扱いを確保するために「個人情報取扱規程」をはじめとする社内規程及び手順を定めています。また、当該規程及び手順に従った運用と運用状況の点検監督体制を整備実施し、漏えい等対応体制を整備しています。

人的安全管理措置：
当社は、従業者が当社において勤務を始める際に、従業者から個人情報についての秘密保持に関する誓約書を徴求しています。当社の従業者は、個人情報の適正な取扱いについての理解を深めるために、法務・コンプライアンス部が適宜実施する研修を受講します。

物理的安全管理措置：
当社は、個人データを取り扱う管理区域を定め、当該区域等の管理、個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難等の防止、電子媒体等を持ち運ぶ場合の漏えい等の防止、個人データの削除及び機器、電子媒体等の廃棄の措置を講じています。

技術的安全管理措置：
当社は、個人データ利用者の識別及び認証、管理区分の設定とアクセス制御、外部からの不正アクセス防止、アクセス権限の管理、漏えい等防止策を講じます。

外的環境の把握：
当社は、日本国外のサーバ等において個人データを取り扱う等の場合は当該外国の個人情報に関する制度を把握した上で安全管理措置を実施します。

8. 継続的改善

当社は、個人情報等の適正な取扱いを図るため、この取組み方針を適宜見直し、継続的な改善に努めてまいります。

9. 開示等のご請求手続き

当社は、ご本人に係る保有個人データ及び第三者提供記録に関して、ご本人から保有個人データの内容及び第三者提供記録の開示のご請求を受けた場合、保有個人データの内容が事実に反する場合等における訂正・追加・削除のご請求を受けた場合、又は利用停止・消去・第三者提供の停止のご請求を受けた場合には、ご請求者がご本人であることを確認させていただき、当社所定の手続きに基づいて、適切かつ迅速な回答・対応に努めてまいります。

（1）受付窓口：下記10のとおりです。
（2）お求めに際してご提出いただく書面（電磁的記録を含みます）：当社所定の書面をご提出ください。書面の記載事項には以下の（3）、（5）及びご請求内容が含まれます。
（3）お求めをする方（代理人の方を含みます）のご本人確認の方法：パスポート・運転免許証等の書類のご提示等により確認します。
（4）お求めする方が代理人である場合の代理権を確認する方法：委任状、ご本人との直接電話等で代理権の授与を確認します。
（5）お求めの対象となる保有個人データの特定に必要な事項：氏名、生年月日、住所、電話番号等のご提示をお求めします。
（6）手数料金額とその徴求方法：原則として無料といたします。
（7）ご回答の方法：保有個人データの開示方法につきましては、原則としてご本人様が請求した方法によるものとします。その他の場合につきましては、書面の郵送・電話・電子メール等適宜の方法によるものとします。
 

10. ご質問・ご意見・苦情等

当社は、法務・コンプライアンス部を個人情報等にかかるご質問・ご意見・苦情等の窓口とし、迅速かつ誠実な対応に努めてまいります。下記電話番号にて承っております。

代表電話：03‐5533‐0011
※お電話の際に、法務・コンプライアンス部をご指定下さい。
 

11. 認定個人情報保護団体

当社は、個人情報保護委員会の認定を受けた認定個人情報保護団体である一般社団法人日本投資顧問業協会及び一般社団法人投資信託協会の協会員です。各協会では、協会員の個人情報の取扱いについての苦情・相談をお受けしています。

一般社団法人 日本投資顧問業協会
苦情相談室 電話：03‐3663‐0505

一般社団法人　投資信託協会
投資者相談室 電話：03‐5614‐8440

改正後の本宣言は平成１９年３月１４日より実施する。
改正後の本宣言は平成２１年４月１日より実施する。
改正後の本宣言は平成２１年7月１日より実施する。
改正後の本宣言は平成２２年３月１０日より実施する。
改正後の本宣言は平成２２年６月２９日より実施する。
改正後の本宣言は平成２５年１月１７日より実施する。
改正後の本宣言は平成２７年１月１日より実施する。
改正後の本宣言は平成２９年５月３０日より実施する。
改正後の本宣言は平成２９年７月１日より実施する。
改正後の本宣言は平成３０年７月１７日より実施する。
改正後の本宣言は令和２年１１月２０日より実施する。
改正後の本宣言は令和４年４月１日より実施する。
改正後の本宣言は令和４年１２月１日より実施する。
改正後の本宣言は令和５年７月１日より実施する。
改正後の本宣言は令和6年4月1日より実施する。